1Părțile și rolurile lor
Clientul (afacerea care folosește Animalia Business) este operator pentru datele clienților și ale animalelor lui. ANIMALIA SRL („Animalia”) este persoana împuternicită care le prelucrează în numele lui.
Pentru contul afacerii și al membrilor echipei, pentru facturarea abonamentului, pentru conturile Animalia Booking și pentru site, Animalia este operator, după Politica de confidențialitate.
2Obiect, durată, natură și scop
Prelucrăm datele ca să furnizăm Serviciul: le stocăm, le afișăm echipei Clientului, trimitem mesajele cerute de Client, emitem documentele cerute de el, rulăm funcțiile cu AI pe care le folosește și facem copii de siguranță. Prelucrarea durează cât contractul, plus perioada de export și ștergere de la „Datele Clientului”.
3Datele și persoanele vizate
Persoanele vizate sunt clienții Clientului (proprietarii de animale) și membrii echipei lui. Datele sunt cele pe care Clientul le introduce: nume și date de contact, animalele și istoricul lor, programări și rezervări, fișe medicale veterinare, mesaje, documente semnate, facturi și plăți, fotografii și clipuri.
Clientul introduce date despre oameni care cer protecție specială, precum codul numeric personal, doar când activitatea lui o cere și are temei legal pentru ele. Fișele veterinare privesc animalele, nu sănătatea oamenilor.
4Instrucțiunile Clientului
- prelucrăm datele doar la instrucțiunile documentate ale Clientului: acești termeni, setările pe care le alege în aplicație și acțiunile echipei lui;
- nu folosim datele în alt scop și nu le vindem;
- dacă o instrucțiune ni se pare contrară legii, îi spunem Clientului;
- dacă legea ne obligă să prelucrăm datele altfel, îl anunțăm înainte, cu excepția cazului în care legea interzice anunțul.
5Confidențialitate și accesul echipei noastre
Persoanele din echipa noastră care au acces la date s-au angajat să respecte confidențialitatea. Intrăm în contul unui Client doar când ne cere ajutorul sau ca să reparăm o problemă care îl afectează, și vedem doar cât e nevoie pentru asta. Fiecare astfel de acces are un motiv scris și apare în jurnalul afacerii ca „Suport Animalia”.
6Securitate
- datele sunt găzduite în Uniunea Europeană (Frankfurt, Germania);
- sunt criptate în tranzit (HTTPS) și la stocare; datele cele mai sensibile, precum notițele clinice și codul numeric personal, au o criptare separată;
- accesul în aplicație depinde de rolul fiecărui membru al echipei, stabilit de Client;
- copiile de siguranță ale bazei de date se păstrează 14 zile, iar jurnalele tehnice 30 de zile;
- erorile se monitorizează cu datele personale mascate. Detalii în Politica de confidențialitate.
7Sub-procesatori
Clientul își dă acordul general pentru sub-procesatorii enumerați pe pagina Sub-procesatori. Cu fiecare avem un contract care îi impune aceleași obligații de protecție a datelor, iar față de Client răspundem noi pentru ei.
Înainte să adăugăm sau să înlocuim un sub-procesator, îl anunțăm pe Client pe e-mail, la adresa proprietarului contului, cu cel puțin 30 de zile înainte, și trecem schimbarea pe aceeași pagină. Clientul poate obiecta, cu motive, în acest interval. Dacă nu găsim împreună o soluție, Clientul poate înceta contractul înainte ca schimbarea să se aplice.
Dacă un furnizor trebuie înlocuit de urgență, ca să nu se oprească Serviciul, îl anunțăm pe Client imediat după, cu același drept de obiecție.
8Transferuri în afara Spațiului Economic European
Transferăm date în afara SEE doar către sub-procesatorii de pe listă și doar cu una dintre garanțiile cerute de GDPR: o decizie de adecvare, inclusiv Cadrul UE-SUA privind protecția datelor, sau clauzele contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Garanția fiecărui furnizor apare pe pagina Sub-procesatori.
9Cererile persoanelor vizate și alte obligații ale Clientului
- Clientul poate răspunde singur, din aplicație, majorității cererilor: vede și corectează datele unui client, le exportă și șterge definitiv un client, cu tot ce ține de el, în afara documentelor pe care legea cere să fie păstrate;
- dacă o persoană vizată ne scrie nouă despre datele din evidența Clientului, îi transmitem cererea fără întârziere și nu răspundem în locul lui decât la instrucțiunea lui;
- îl ajutăm pe Client, cu informațiile pe care le avem, la evaluarea impactului asupra protecției datelor și la consultarea autorității de supraveghere, când e cazul.
10Încălcări ale securității
Îl anunțăm pe Client fără întârzieri nejustificate după ce aflăm de o încălcare a securității datelor lui. Îi spunem ce s-a întâmplat, ce date și câte persoane sunt afectate, ce urmări pot avea și ce măsuri am luat, ca să o poată notifica, la rândul lui, autorității și persoanelor vizate.
11Returnare și ștergere
La încetarea contractului, Clientul primește exportul datelor, conform secțiunii „Datele Clientului”. Când își șterge afacerea din aplicație, datele mai stau 30 de zile, timp în care ștergerea se poate anula, iar proprietarul primește pe e-mail o arhivă cu toate documentele. Apoi datele se șterg.
Facturile, bonurile fiscale, documentele de stoc și fișele medicale pe care legea cere să fie păstrate rămân într-o arhivă privată, fără acces din aplicație, doar cât cere legea și cel mult 10 ani. Copiile de siguranță ale bazei de date expiră după 14 zile.
12Clienții care au cont în Animalia Booking
Dacă un client al Clientului are cont în Animalia Booking cu același număr de telefon ca în evidența Clientului, îi arătăm în cont programările și rezervările lui la acea afacere, iar după o programare încheiată sau o rezervare la hotel îi putem trimite o notificare în aplicație. Clientul ne instruiește să facem această legătură, ca să-și poată servi clienții prin Animalia Booking. Pentru contul Animalia Booking și pentru aceste notificări, Animalia este operator independent, după Politica de confidențialitate.
13Informații și audit
Îi punem la dispoziție Clientului informațiile necesare ca să demonstreze respectarea acestor obligații. Dacă ele nu sunt suficiente, Clientul poate face un audit cel mult o dată pe an, cu un preaviz rezonabil, pe cheltuiala lui și fără să afecteze securitatea datelor altor clienți.
14Ce se aplică în caz de neconcordanță
Pentru protecția datelor personale, acest acord are prioritate față de restul Termenilor și condițiilor.